Die wichtigsten Fristen
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| bis 31.12.2026 | Rechnungen dürfen noch auf Papier oder als normale PDF ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt. |
| ab 1.1.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| bis 31.12.2027 | Unternehmen mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen oder Rechnungen per EDI ausstellen. |
| ab 1.1.2028 | Die Ausstellungspflicht gilt für alle betroffenen Unternehmen. |
Ausnahmen
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
- Fahrausweise und Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen.
Welche Formate sind zulässig?
Anerkannt sind die XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile Minimum und Basic WL) sowie Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Was du jetzt tun solltest
- Ein Postfach einrichten, das E-Rechnungen entgegennehmen kann.
- Eingehende E-Rechnungen mit einem Viewer wie diesem lesen und prüfen.
- E-Rechnungen im Originalformat archivieren.
- Rechtzeitig vor 2027/2028 eine Lösung zum Ausstellen auswählen.
Stand: Oktober 2026. Die Regeln können sich ändern – bitte vor wichtigen Entscheidungen aktuell nachprüfen.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nach den aktuellen Regeln nicht: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen. Empfangen und aufbewahren können müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem.
Zählt eine PDF per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine normale PDF ist eine sonstige Rechnung und nur noch in Übergangszeiträumen und mit Zustimmung des Empfängers zulässig.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?
Nein, die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B).
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
In der Regel acht Jahre, und zwar in der ursprünglichen, maschinenlesbaren Form. Ein Ausdruck allein genügt nicht.
Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte gibt dein Steuerberater oder das Bundesfinanzministerium.